Origem do Problema
Normalmente encontramos problemas no cadastro de materiais das empresas devido a falta de procedimentos que obriguem informar as características imprescindíveis para a perfeita identificação dos materiais. A possibilidade de cadastrar o material de acordo com as informações que o usuário considera importante pode custar caro, gerando descrições incompletas, vinculadas a fornecedores exclusivos e multiplicidades de materiais movimentados em códigos diferentes, com ou sem estoque.
Custos não contabilizados
Empresas que gerenciam seus cadastros de materiais sem que sejam seguidos procedimentos rígidos para o cadastramento de itens enfrentam diversos problemas que tem impacto direto em sua operação por acreditarem que as informações disponíveis para o material são suficientes para a aquisição correta do mesmo, não levando em consideração fatores não contabilizados nos custos dos processos e do material por estarem incorporados na cultura da empresa, entre estes podemos citar:
• Processo de aquisição com prazo superior ao esperado,
• Recebimento de material com qualidade inferior à necessária para atender a aplicação,
• Recebimento de material diferente do solicitado,
• Necessidade de vários contatos entre a área de compras e o fornecedor para esclarecer dúvidas sobre o material,
• Necessidade de envio de amostra do material que se deseja receber ao fornecedor.
Consequências da falta de Padronização
• Lead time de compras maior que o previsto,
• Dificuldade para unificar o cadastro de materiais de unidades distintas,
• Dificuldades para efetuar compras conjuntas entre as unidades,
• Retrabalho em compras e na gestão dos estoques,
• Elevação dos custos dos processos de compras,
• Multiplicidade do mesmo material movimentado e mantido em estoque em códigos diferentes,
• Estoque maior que o necessário,
• Estoque de materiais inservíveis para as necessidades da empresa,
• Dependência de fornecedores que conhecem o material adquirido pela empresa melhor que o usuário,
• Paradas indesejadas na produção,
• Paradas de equipamentos por prazo maior que o previsto,
• Elevação dos custos dos materiais mantidos em estoque,
• Elevação dos custos dos da manutenção.